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史上最全,英文论文写作的格式要点及注意事项(上)

美捷登

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学术论文写作应遵循一定的书写格式。不同的期刊杂志(或出版商)可能有一套自己的书写格式要求。为避免因书写格式不规范而导致论文发表延迟,作者在投稿前尤其论文接受发表后,应严格按照杂志投稿指南认真准备稿件。本文简单介绍英文论文写作的一些格式要点及注意事项。

1. 纸张大小与页边距

常见问题:页边距太宽或太窄。

解决办法:根据纸张规格,适当调整页边距。

详解:撰写论文用纸,世界上绝大多数国家使用标准的 A4 纸张,但北美是个例外,采用 Letter 纸张。两者大小有所差异,A4 为(宽 × 长)21.0 × 29.7 厘米(8.3 × 11.7英寸);Letter 为 21.6 × 27.9 厘米(8.5 × 11英寸)。由于纸张大小不一,页边距也不同。Letter 默认四周边距为 2.54 厘米(1英寸);A4 默认上下边距为 2.54 厘米(1英寸),左右 3.17 厘米(1.25 英寸)。根据杂志要求或实际需要,页边距可以适当调整,如减少右侧边距。

2. 语言

常见问题:英式英语与美式英语混用,或夹杂有中文字体格式。

解决办法:认真检查,保持语言前后一致。

详解:根据杂志所在地选择英式英语(British English)或是美式英语(American English),如 analyse vs analyze,colour vs color 和 litre vs liter,不要混用。在使用中文版本 Word 文件写作时,要特别注意是否英文中夹杂有中文设置格式,造成字体大小不一和行距参差不齐,这在英文字里行间里很容易辨认出来。

3. 字体和字体大小

常见问题:使用了不常用的字体;字体太大或太小。

解决办法:使用杂志接受的字体和字体大小。

详解:多种字体可以选择,如 Arial、Times New Roman、Courie r和 Calibri。为保险起见,使用Times New Roman或Arial 较为稳妥。国内习惯使用 Times New Roman;美国较常用Arial,且仅 Arial 用于 NIH 课题申请。如果是Times New Roman,选用 12 号;如果是 Arial,则用 11 号。全文包括题目和各部分标题采用统一大小字体,题目与小标题可以用黑体突出。

4. 对齐方式

常见问题:两侧对齐(Justify)。

解决办法:调整为左侧对齐(Align Left)。

详解:国内英文写作习惯采用两侧对齐,这与中文写作养成的习惯和要求有关。英文写作两侧对齐严格说来不算是一个问题,但由于英语国家写作普遍使用左侧对齐,因此除了课题标书和个别杂志如 The Journal of Biological Chemistry(JBC)需要使用 Justify 格式外,其它尽量不要使用这种格式,因为有些期刊评审专家非常反感双侧对齐。此外,左侧对齐的一个好处是容易发现格式错误,如空格。

5. 句号与空格

常见问题:需要空格的地方无空格或出现多个空格。

解决办法:在需要的地方使用一个空格。

详解:段落中的每个句子前面或句号“.”后面以及数字后面一定要留有一个空格(除非个别杂志指明使用两个空格),如 100 mg/kg。如果“.” 用于缩写,将它按一个单词或数值对待,其后亦留一空格,如 Fig. 3。注意两个例外,数字后面不留空格:一是温度,二是百分比,如 37°C 和 50%。如果一个句子最后跟一括号(),则句号“.”跟在括号后面,如“-----(Fig. 1C).” 但是括号内最后不需要句号,既使括号内是一个完整句子或一段话。

6. 首行缩进

常见问题:未按要求使用首行缩进与否,或首行缩进不规范。

解决办法:按照杂志要求正确使用或不使用首行缩进。

详解:有的杂志使用首行缩进,有的不使用首行缩进。如果使用,首行缩进 5 个空格或 1 英寸,相当于按 Tab 键一次。

7. 行距

常见问题:一般作者做的都很好,个别使用了单间距(Single)。

解决办法:使用双倍间距(Double spacing)。

详解:除 JBC 等个别杂志外,一般杂志要求双倍间距。但根据经验,杂志可能接受正文为 1.5 倍间距(1.5 lines)及参考文献为单间距的稿件。

8. 页码

常见问题:无页码。

解决办法:插入页码,常见在右下角。

详解:一个简单的分页问题,往往被许多作者所忽略。页码应从首页(Cover page)开始。摘要独占一页(或二页,如果一页不够的话)。前言从新的一页开始。杂志若有要求,各部分内容(材料与方法、结果、讨论和参考文献等)均从新的一页开始。

9. 首页

常见问题:含有摘要,缺失页头小标题(Running title)等不必要的信息。

解决方法:仅提供需要的信息,摘要另起一页。

详解:首页主要包括论文题目、作者名字、研究单位、通讯作者地址和页头小标题等信息。有的杂志要求在此罗列出缩写词及其全称。

10. 题目

常见问题:大而全或面面俱到,题目太长。

解决办法:精简题目。

详解:英文论文题目没有固定的格式,原则上选用题目应切题(概括主要研究发现和结论)、简单、明了、易理解。相对而言,中文论文题目倒有一定的固定模式,如“-----对-----的影响”,“-----初探”和“-----的研究”等。这种笼统、粗放式题目不能直译成英文题目,要修改。

11. 作者名字

常见问题:正常汉语拼音顺序,先姓后名。

解决办法:先名后姓或参考杂志要求。

详解:英文杂志上经常看到国人作者名字按先姓后名的顺序给出,这如果出现在国内中文杂志上的英文摘要中无可厚非,但在国际英文杂志上不妥,后果是当别人引用该文时势必引起姓与名混淆。应按照英语国家习惯,先名后姓。有的杂志作者名字为先姓后名,但注意中间有一个逗号“,”。有的杂志不列出全名,Given name 仅显示首字母。对于两个字的名(Given name),有些人喜欢在中间使用“-”,没有问题。

12. 缩写词

常见问题:已定义缩写词后仍使用全称或多次定义。

解决办法:一旦定义缩写词,后面坚持使用该缩写词。

详解:不能反反复复,一会儿缩写词,一会儿全称,或不至一处定义缩写词。此外,应注意以下情况:

1)跟在数值后面的度量衡单位,除表示时间的外,可自始至终使用缩写词,不用定义,如mM(millimolar),mg(milligram)和ml (milliliter)。时间单位day,week,month和year一般不用缩写,除非特殊情况,如表示不同天数,可用d2,d7等。Second,minute和hour根据具体情况,使用全称或缩写s,min和 h。

2)有些缩写词有固定意义,如M表示摩尔(molar),m表示米(meter),L表示升(liter),Ig 表示免疫球蛋白(immunoglobin),i.g.表示经胃灌服(intragastric gavage)。Dr. 一般指博士头衔,而非医生。如果提及没有博士头衔的医生,可在名字后跟MD,尽管口语和书信中可使用 Dr

3)使用缩写词的目的是简化和易于读者理解,不能随意缩写。除注意专业内的标准缩写外,要缩写的词汇在文章中应出现一定的频率,如定义后,缩写词在后面还应至少出现 3 次。

13.语态

常见问题:主动语气使用频率过高。

解决办法:多使用被动语态或交换使用。

详解:学术论文除表达作者个人见解外,大量篇幅用于描述实验过程和观察的结果,此时应该站在中立客观的角度来简述事实,因此前言和材料与方法部分中尽量采用被动语态,其它部分如摘要、结果和讨论,可以灵活使用被动语态或主动语态,如“我们发现-----”,“根据我们的观察,我们建议-----”。主动语态主观、直接、明了、简短,强调作者的行为;被动语态客观、间接、含蓄、句长,强调观察的结果。两者都有利有弊,根据作者专业、研究内容和投稿杂志,适当偏重一方。总的来说,被动语态不容易出错,尤其实验室里出来的论文。

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