EndNote 标注不这么做，导师修改时怕是要气哭
丁香园
辛辛苦苦完成的论文，自己认为「不能增减一字」后，让导师修改。论文中必然带有文献标注，最常见的是 EndNote。不过导师电脑上没有你的 EndNote 库，那么他在修改时，只要有文献位置发生变化，EndNote 就会出现各种错误提示，会使你的导师修改兴致大减，或者直接把你的 EndNote 论文标注给删了，自己加个括号，叫你以后自己添加。
如果你的文献数量在 30 篇以上，论文又有大改动，估计你会校对得发疯。What？你想叫导师在他的电脑上也装上你的 EndNote 库？图样图森破。
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文献是一定要在论文中作标记的，但又不能带有 EndNote 格式，这个局怎么破？接着看下去。
图 1 所示是常规带有 EndNote 格式的论文（随便插入了两个文献），此时如果把鼠标箭头放在文献序号上面，会有一个小方框提示，这个小序号其实有 EndNote 的一个小程序在里面，对应的是你 EndNote 里自己建立起来的库，如果标记在论文中的位置发生变化，里面的小程序会自动计算，序号也会发生相应变化。
但是别人电脑里没有你这个库，就会出现错误提示。如果文献较多，就会出现很多错误弹出窗口（图 2），伴随着系统的警告声，「当当当当...」，你可以想象一下导师那时候的心情，第一反应是电脑中病毒了。
有童鞋要说了，EndNote 不是有一项输出全文文本格式的功能吗？是的，如图 3，选择「Convert to Plain Text」，这种方式是把文献序号也变成文本了，如果文献位置改变，EndNote 就不会帮你自动改变序号了，因为序号里面的小程序没有了。
所以用这种方式，导师帮你改过以后，你所有的文献又要重新检查一遍，校对一遍。文献 30 篇以上，绝对是一项重大的工程。导师的时间宝贵，你就时间就特么不宝贵吗？而且做的还是很无聊的工作。
所以，这项功能仅仅适合于论文内容不再更改时的情况，也是投稿前必须做的事情，但给导师修改，千万不要用这种方式，除非你确信你的论文「增一字则长，减一字则短」。不过，童鞋你真那么牛，还需要导师吗。
真是纠结啊！那么怎么样才能既有文献信息，又不会在别的电脑上出错呢？EndNote 已经帮你想到了，就是把文献标记转化成 EndNote 设定的文本，它保留有文献信息，见图 3 中的「Convert to Unformatted Citations」，点击这个后效果见图 4。
可以看到，原来的序号变成了一串字符，由 { } 作标记，中间有作者，发表时间和在 EndNote 库里的对应编号。有了这些信息，你再点一下图 3 中的「Update Citations and Bibliography」，EndNote 就可以自动处理并又变成图 1 的样式。好神奇啊。
重要说明一点，图 4 这种格式在论文最后是没有参考文献列表的，解决方法很简单，在转变之前把参考文献复制一下，粘贴为「只保留文本」（图 5），放在论文最后，搞定。粘贴时不要选择第一项「保留源格式」即可，也可以选择其它选项，根据使用经验只保留文本是效率最高的选择。
别急，还有问题。{ } 这两个符号有时候论文中会被用到，有些分类学科中使用的几率还不小，此时 EndNote 会愚蠢地认为这两个符号之间的内容都是文献信息，所以又会出错，弹出出错框，如图 6，你可以点忽略，但每次更新都会出现，还能愉快地改论文吗？怎么办？
第一步，点击论文中「Update Citations and Bibliography」，变成常规序号样式。
然后再依次打开 EndNote 菜单栏：「Edit → Preferences… → Temporary Citations」，如图 7 红框内所示，把这里的 { } 改成少见的符号，最好也成对，但不能相同，本人通常用全角符号【】，这两个符号英文论文中是用不到的。
确定后，在论文中点击「Convert to Unformatted Citations」，就会发现图 4 中的 { } 被【】所取代，但实现的功能是一样的。而且我认为，用【】使得文献在论文中的位置更加醒目。
Tips：如果你先改成「Unformatted Citations」，然后设置成另外的符号，那么你点「Update」，就变不回序号模式了，因为 EndNote 不认识了，反过来想想，是不是有点加密的感觉？
还没完，转化成【alberse, 2011 #773】这种样式后，对应的文献列表一定要按照姓名排序，不然查找时就会很麻烦。一个原则：给导师节省时间，就是给自己节省时间。
所以在转成这种样式之前，更改你的输出参考文献格式为「按照姓名排序」：「Edit → Output Styles...」，（图 8，选择红框内的都行，推荐 Author+Year+Title），然后复制，粘贴为文本格式，放在文献列表的最后。
最后一步，把你的论文初稿打印出来，当然你完全可以忽略这步。在 Word 里排版，建议字号 11 号，单倍行距，字体选择 Calibri，目的是尽量让导师日益老花的眼睛舒服点，右边空出 1/3，让导师可以做批注或者修改。排版也不用做得很仔细，看着舒服就行。
论文打印出来有个好处，导师随时随地可以看。反正论文也不会有多少页，如果双面打印就更好了，放在导师的公文包里也不会有负担。如果导师只喜欢在电脑上修改，打印出来的论文也有用，纸质放旁边，就不用上下滚动页面去看图表，查看文献也更加方便。
总结一下，一个总原则，尽量给导师节省时间，同时也不能浪费自己的宝贵时间，所以把论文交给导师修改之前，依次做以下几步：
步骤总结
1. 把系统用 {} 的改成【】，如果你的论文中确定不会用到 {}，忽略这一步；
2. 更改输出样式中的参考文献排序，以姓名及发表时间排序；
3. 复制参考文献列表，在所有文献后面，以「仅保留文本」粘贴（因为第 4 步后 EndNote 自动生成的参考文献列表会消失）；
4. 「Convert to Unformatted Citations」，样式如【alberse, 2011 #773】；
5. 在 Word 中排版，并打印初稿，给导师方便，最终是给自己方便。
最后祝大家都顺利毕业，拿到学位，找到工作，申请课题，早日当上导师。
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