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大量的参考文献――用EXCEL来整理

丁香园

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写综述之类的文稿,参考文献必不可少,十份二十份的管理起来还比较容易,若上百份,甚至二三百份,就不那么容易了。近日对一篇综述240余篇参考文献的整理颇费了些心思,回想起来觉得一些“技巧”可能还有些意义,所以写出来权作抛砖引玉吧。

写作之前,案头罗列的参考文献必然每份先给个编号,按此编号写作时作标引。但可能由于检索时间或检索方式不同,同一篇文献给了2~3个编号,因此写作标引中就出现了“28”与“208”、“69”同是一篇文献的情况(但在写作引用时并未觉察到)。对于这样的问题,应用EXCEL可以很好地解决。

1 写作完成后,确定所有文献不再增减,将所引用到的文献编号与文献核对,做到一一对应。

2 在这众多的参考文献中,分辨出哪些是重复文献。用EXCEL的方法是:将带有旧编号的文献标题复制到EXCEL内,然后将第一作者复制到第1栏,再按第1栏排序,相似或相同的作者就排在了一起,这样可迅速辨别出哪些是重复文献了。

对于这些有重复编号的文献,用“=”号做上标记,即“28”=“208”=“69”。并不是简单地删除原来的编号,那样会引起混乱。

3 按文内引用顺序将全部引文编号全部抄下来,并注明所在草稿页码,将抄得的引文编号录入另份EXCEL内。

4 在EXCEL内Sheet 1内保留为原顺序(即刚抄得的顺序),将此顺序复制到Sheet 2内,排序,可发现有“重号”(即在2页上有“25”,在第3页上也有“25”),然后抄下重号,到Sheet 1内用“查找”功能找到重号“25”,并自后向前删去重号。

5 删净重号后,再复制到Sheet 3内重新排序一遍,发现已无重号,定下。

6 在Sheet 1中(删重号后的),按引用顺序,给出新编号1、2、3.......(对于已做标记的重复文献不再给新编号)

7 将Sheet 1(已有3栏:草稿页码,旧编号,新编号)复制到Word,分三栏打印出来,便可依此顺序到草稿中将旧编号改为新编号。工作完成。

如此整理,既显著提高了工作效率及准确性,更减少了“漫无头绪”的烦恼。当您遭遇大量文献时,不妨一试。

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